Tiền trả cho nền tảng và phí thuê đơn vị quảng cáo là hai dòng tiền khác nhau. Khoản đầu tiên mua lượt phân phối quảng cáo trên Facebook/Meta, Google hoặc TikTok; phí dịch vụ trả cho công việc lập kế hoạch, triển khai, giám sát và báo cáo theo thỏa thuận. Một báo giá ghi “30 triệu/tháng” sẽ khó đánh giá nếu không cho biết 30 triệu đó là tiền trả nền tảng, phí dịch vụ hay tổng cả hai.
Doanh nghiệp cần xem thêm ai trực tiếp trả tiền cho nền tảng, khoản nào phát sinh một lần, chứng từ nào dùng đối soát và ai kiểm soát tài khoản. Bài này là khung đọc đề xuất xuyên nền tảng. Nếu cần bóc tách riêng Facebook, xem các khoản chi phí Facebook Ads.
Tiền quảng cáo trả cho nền tảng là khoản gì và ai nhận tiền?
Media budget là mức doanh nghiệp dự kiến dùng để mua quảng cáo. Nền tảng ghi nhận chi tiêu phát sinh khi phân phối theo cấu hình chiến dịch và điều kiện thanh toán của tài khoản. Nó không đồng nghĩa với số tiền đã thanh toán trong cùng ngày hay số kết quả kinh doanh chắc chắn nhận được. Vì lịch chạy và mức chi có thể thay đổi, báo cáo cần phân biệt ngân sách được duyệt, chi tiêu nền tảng và giao dịch thanh toán.
Google Ads có khu vực Billing cho lịch sử chi phí, thanh toán, điều chỉnh và hóa đơn theo kiểu thanh toán của tài khoản. Hướng dẫn Billing của Google mô tả những nơi kiểm tra. TikTok Ads Manager có mục giao dịch để xem chi tiêu theo kỳ; hướng dẫn theo dõi chi tiêu của TikTok nêu đường dẫn kiểm tra. Với Meta, thiết lập ngân sách và phương thức mua phụ thuộc cấu trúc chiến dịch; Meta Blueprint hướng dẫn lập dự toán theo loại mua. Các màn hình có thể thay đổi, nhưng nguyên tắc là đối soát từ tài khoản quảng cáo và chứng từ tương ứng.
Agency có thể hỗ trợ nạp/thanh toán hộ theo hợp đồng hoặc doanh nghiệp trả trực tiếp cho nền tảng. Trong cả hai cách, cần ghi rõ số media được duyệt, số thực chi, số còn lại hoặc điều chỉnh, tài khoản sử dụng và quyền xem dữ liệu. Không gọi toàn bộ tiền chuyển cho agency là “phí dịch vụ” nếu một phần được dùng làm media.
Phí dịch vụ trả cho phạm vi công việc nào?
Phí agency là giá trị công việc và trách nhiệm hai bên thống nhất. Nó có thể bao gồm rà soát hiện trạng, đề xuất mục tiêu, cấu trúc tài khoản/chiến dịch, phối hợp creative, kiểm tra chuyển đổi, vận hành, báo cáo và họp điều chỉnh. Không phải agency nào cũng bao trọn tất cả các hạng mục này. Cần đọc bảng công việc, đầu ra và việc ngoài phạm vi thay vì suy từ cụm “quản lý ads”.
Ba cách báo phí thường gặp là phí cố định theo kỳ, phí gắn với mức media hoặc phí theo từng dự án/hạng mục. Không cách nào tự chứng minh hiệu quả hơn. Phí cố định giúp dự toán đơn giản nhưng phải giới hạn khối lượng rõ ràng. Phí theo media có thể tăng khi mở rộng chi tiêu; cần hỏi phần tăng phí đổi lấy phạm vi hoặc năng lực vận hành gì. Phí theo dự án phù hợp công việc có mốc bàn giao, nhưng phần tối ưu định kỳ phải được quy định riêng.
Với dịch vụ chạy quảng cáo, một “báo cáo hàng tháng” chỉ hữu ích khi hai bên cùng hiểu dữ liệu nào dùng để quyết định. Lượt click, form và tin nhắn không thay thế danh sách lead được sales xác nhận. Hãy nêu ai cung cấp dữ liệu từ CRM, thời gian phản hồi và cách xử lý sai lệch. Agency chịu trách nhiệm triển khai trong phạm vi hợp đồng; doanh nghiệp vẫn cần chủ động phê duyệt đề nghị, tài sản và quyết định kinh doanh.
Những khoản ngoài tiền trả nền tảng và phí quản lý
Đây là nhóm thường làm hai đề xuất trông chênh nhau dù giá media và phí agency tương tự. Mỗi khoản nên có trạng thái đã gồm, chưa gồm hoặc không cần, kèm người cung cấp và điều kiện phát sinh.
- Sản xuất nội dung: chụp ảnh, quay video, viết nội dung, thiết kế nhiều phiên bản, quyền dùng hình ảnh và chi phí KOC/KOL nếu dự án cần.
- Trang đích và hạ tầng: landing page, cập nhật website, tên miền, hosting, biểu mẫu, catalog hoặc feed sản phẩm.
- Đo lường và xử lý lead: cài sự kiện, kết nối CRM, tổng đài, phần mềm tự động hóa và người trực phản hồi.
- Thanh toán và pháp lý: thuế, phí giao dịch, xử lý chứng từ nếu phát sinh theo tài khoản và cách thanh toán cụ thể. Không áp một tỷ lệ chung trước khi xem hóa đơn thực tế.
Những khoản thiết lập một lần không nên được cộng lại thành phí mỗi tháng nếu hợp đồng không quy định. Ngược lại, hệ thống cần duy trì định kỳ không nên bị giấu dưới một “phí khởi tạo” rồi bỏ trống trách nhiệm vận hành. Nếu doanh nghiệp đã có website, creative và CRM đạt yêu cầu, đề xuất cần phản ánh việc tái sử dụng đó.
Ví dụ đọc hai báo giá mà không so sai
Ví dụ dưới đây hoàn toàn giả định để minh họa cách tính, không phải báo giá của Dịch Vụ Quảng Cáo hoặc mức giá chuẩn thị trường. Cả hai phương án cùng đặt ngân sách media dự kiến 40 triệu đồng cho một kỳ.
Khi so hai phương án, hãy đối chiếu các cấu phần trong báo giá dịch vụ quảng cáo để biết khoản nào thuộc tiền nền tảng, khoản nào là phí triển khai và hạng mục phát sinh.
- Phương án A: media 40 triệu, phí vận hành 7 triệu. Doanh nghiệp tự cung cấp creative và tự quản lý landing page, CRM. Dự toán 47 triệu đồng trước khoản phát sinh theo chứng từ.
- Phương án B: media 40 triệu, phí vận hành 9 triệu, sản xuất creative 6 triệu một lần và kiểm tra form/đồng bộ lead trong phạm vi được ghi rõ. Dự toán kỳ đầu 55 triệu đồng; các kỳ sau không mặc định lặp 6 triệu nếu không có sản xuất mới.
Không thể kết luận A rẻ hơn về chi phí kinh doanh chỉ từ 47 so với 55 triệu. Nếu doanh nghiệp đã có người làm creative, A có thể phù hợp; nếu chưa, cần cộng chi phí nội bộ tương ứng. B cũng không mặc nhiên tốt hơn chỉ vì có nhiều đầu việc. Hãy so phạm vi, năng lực cung cấp và loại kết quả có thể đối soát. Nếu media thực chi dưới 40 triệu, số thực thanh toán/đối soát cuối kỳ phải phản ánh điều đó theo điều khoản hợp tác.
Đừng lấy tổng phí chia cho số click để chọn agency. Mẫu số hợp lý hơn có thể là lead đủ chuẩn, đơn hợp lệ hoặc doanh thu sau hoàn/hủy, tùy mục tiêu. Bài tính chi phí một lead giúp xây ngưỡng chấp nhận từ biên lợi nhuận và tỷ lệ chốt.
Hai cách thanh toán tiền quảng cáo và điểm cần kiểm tra
Hai mô hình dưới đây đều có thể dùng, miễn là quyền xem dữ liệu và trách nhiệm thanh toán được ghi rõ. Trước khi chọn, đối chiếu người đứng tên tài khoản với người giữ phương thức thanh toán và người nhận chứng từ.
Thanh toán tiền quảng cáo trực tiếp cho nền tảng
Doanh nghiệp giữ phương thức thanh toán và tài khoản quảng cáo của mình; agency được cấp quyền phù hợp để triển khai. Cách này giúp doanh nghiệp nhìn trực tiếp chi tiêu và chứng từ của nền tảng. Cần ghi rõ người có quyền thay đổi ngân sách, xử lý thanh toán lỗi và thời điểm agency báo trước khi tăng hoặc chuyển media giữa chiến dịch. Không nên chia sẻ mật khẩu cá nhân nếu có cơ chế phân quyền chính thức.
Thanh toán tiền quảng cáo qua đơn vị dịch vụ hoặc ứng trước
Doanh nghiệp chuyển media theo tiến độ hoặc agency ứng vốn theo hợp đồng. Khi đó cần bảng đối chiếu tiền nhận, tiền đã nạp hoặc đã tiêu, phí dịch vụ, số dư và chứng từ phù hợp. Hỏi tài khoản quảng cáo đứng tên ai, doanh nghiệp có quyền xem dữ liệu gốc hay không, và cách xử lý phần media chưa dùng khi ngừng hợp tác. Cách thanh toán hộ chỉ chấp nhận được khi dòng tiền minh bạch; bản thân nó không phải bảo chứng hiệu quả. Khi đề xuất có khoản ứng trước hoặc hạn mức, đối chiếu riêng cơ chế trả trước, trả sau và hạn mức để tránh nhầm số đã nạp với số đã chi.
Với cả hai cách, thỏa thuận cần có điều khoản quyền sở hữu và quyền truy cập tài khoản. Tài khoản, dữ liệu, website, pixel/dataset, creative và tệp khách là tài sản có giá trị; doanh nghiệp cần biết thứ gì được bàn giao và thứ gì chỉ là quyền sử dụng.
Tám câu hỏi trước khi duyệt ngân sách và ký hợp đồng
- Media dự kiến bao nhiêu, trên nền tảng và tài khoản nào, theo kỳ nào?
- Ai thanh toán nền tảng, ai nhận chứng từ và ai được xem chi tiêu gốc?
- Phí agency tính theo kỳ, media hay hạng mục; bắt đầu tính từ ngày nào?
- Phí đã gồm bao nhiêu công việc thiết lập, creative, tối ưu, báo cáo và cuộc họp?
- Phần việc nào do doanh nghiệp làm; thay đổi phạm vi sẽ báo và duyệt ra sao?
- Thuế, phí giao dịch, công cụ và sản xuất nội dung được ghi nhận thế nào?
- Chỉ số nào từ nền tảng, chỉ số nào từ CRM/sales và ai đối soát sai lệch?
- Khi dừng, số dư, quyền truy cập, tài sản và dữ liệu được bàn giao thế nào?
Nếu một đề xuất không trả lời được các câu này, yêu cầu làm rõ trước khi chọn mức phí. Doanh nghiệp có thể dùng mẫu brief thuê quảng cáo để gửi cùng đầu vào cho nhiều đơn vị, rồi so đề xuất trên cùng điều kiện.
Chọn đề xuất theo tổng giá trị có thể kiểm chứng
Media là khoản mua cơ hội tiếp cận; fee trả cho năng lực biến cơ hội đó thành một quá trình có trách nhiệm. Doanh nghiệp cần một tổng dự toán đủ phạm vi, quyền xem dữ liệu gốc và tiêu chí đánh giá gắn kết quả kinh doanh. Chi tiêu nhiều không đồng nghĩa với doanh thu nhiều; phí thấp cũng không có nghĩa chi phí tạo một khách thật sẽ thấp.
Khi đã có mục tiêu, ngân sách dự kiến và hiện trạng tài sản, gửi brief để nhận đề xuất. Dịch Vụ Quảng Cáo sẽ tách media, phí triển khai và phần chuẩn bị cần thiết theo đầu bài; có thể xem trước các cấu phần chi phí trong báo giá dịch vụ. Đề xuất cụ thể phải dựa trên tài khoản, dữ liệu, mục tiêu và trách nhiệm hai bên, không thể xác nhận từ một con số ngân sách đơn lẻ.